10 lý do tại sao doanh nghiệp của bạn cần G Suite để tăng năng suất

Có rất nhiều công ty vẫn sử dụng tài khoản Gmail cá nhân, miễn phí hoặc có thể là webmail đi kèm với gói lưu trữ web khi lưu trữ trang web của công ty. Hầu hết các công ty sử dụng Gmail cá nhân (abc@gmail.com) để quản lý một phần của doanh nghiệp (như Lịch để mời mọi người tham gia các cuộc họp hoặc Drive để chia sẻ tệp với các liên hệ của bạn).

Nếu bạn muốn phát triển doanh nghiệp của mình, bạn cũng phải suy nghĩ về việc cung cấp một cái nhìn chuyên nghiệp hơn cho các email bạn gửi từ công ty của bạn, để mời mọi người đến một cuộc hẹn hoặc chia sẻ với họ một tệp. Nó sẽ tăng mức độ tin cậy của bạn và nâng cao nhận thức của khách hàng về công ty của bạn nếu bạn gửi email dưới tên miền công ty của bạn, nó sẽ trông như thế này: abc@dichvumailgoogle.com, hoặc 123@dichvumailgoogle.xyz.

Ngoài ra, mọi người có nhiều khả năng làm kinh doanh với ai đó gửi email với các tên miền được liên kết với công ty hơn là với những người dường như có Gmail hoặc Yahoo mail bình thường.

Bạn có biết rằng với địa chỉ email theo tên miền của công ty bạn sẽ bảo toàn tất cả các chức năng của Google? Dịch vụ này được gọi là G Suite.

Nếu bạn chuyển sang G Suite, bạn không cần bất kỳ khóa đào tạo nào cho bất kỳ ai đã sử dụng địa chỉ gmail.com ít nhất một lần vì mọi thứ sẽ rất quen thuộc.

Lợi thế rất lớn của G Suite là hoạt động tốt không giới hạn lưu trữ (và rất có thể Gmail là dịch vụ tốt nhất hiện có, vậy tại sao bạn không mang nó đến cho doanh nghiệp của bạn?) G Suite bao gồm Lịch Google, Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Google Sites, Google Maps, Google Hangout và nhiều hơn nữa.

Vì vậy, nếu bạn đã sở hữu một tên miền và lưu trữ thư của mình trên webmail hoặc các dịch vụ tương tự khác, sau đó sử dụng @gmail.com cho các chức năng như lời mời Lịch, chia sẻ tệp và nhiều hơn nữa thì có lẽ đã đến lúc bạn nên chuyển doanh nghiệp của bạn sang G Suite để tăng năng suất và hợp tác với đồng đội.

10 lý do tại sao doanh nghiệp của bạn cần G Suite để tăng năng suất

1. Tài khoản email

Công ty của bạn có tài khoản email của tất cả nhân viên. Nhân viên của bạn không phải là chủ sở hữu của tài khoản của họ. Điều gì xảy ra nếu ai đó rời công ty của bạn để làm đối thủ cạnh tranh hoặc bắt đầu kinh doanh cạnh tranh với bạn và là chủ sở hữu hộp thư của họ và tất cả các địa chỉ được liên kết? Hãy nhìn chính xác những gì xảy ra nếu bạn có nhân viên sử dụng tài khoản thư riêng cho công việc, chẳng hạn như Gmail, ngay cả khi chỉ để mời người khác chia sẻ tệp hoặc sự kiện.

Là quản trị viên G Suite, nếu ai đó rời khỏi công ty, bạn có thể ngay lập tức thay đổi mật khẩu và chuyển hướng email đến một tài khoản email khác.

2. Thuộc tính tệp

Với G Suite, tất cả các tài liệu, bảng trình bày, bài thuyết trình được tạo bởi nhân viên đều thuộc sở hữu của công ty.

Hãy nhớ rằng Google Drive là bản sao lưu thay thế cho các dịch vụ như Box hoặc DropBox. Bạn có thể tạo quy trình kinh doanh yêu cầu nhân viên làm việc trên các thư mục được chia sẻ với Google Drive.

Nếu bạn sa thải một nhân viên, bạn có quyền truy cập vào tất cả các tập tin của người đó.

3. Chia sẻ tài liệu

Chia sẻ tài liệu với nhóm của bạn dễ dàng hơn, mọi người đều có tài khoản G Suite. Ví dụ: nếu mọi người đều có quyền truy cập vào Google Docs, thì chỉ cần một cú nhấp chuột.

4. Địa chỉ email nhóm

Đầu tiên, bạn có thể tạo một địa chỉ email nhóm, allsales@dichvumailgoogle.com. Bạn có thể dễ dàng nhắm mục tiêu nhiều email thuộc loại này, ví dụ để quản lý hỗ trợ khách hàng và bạn có thể tạo nhiều mail nhóm như bạn muốn mà không tốn thêm bất kỳ phí bổ sung nào.

5. Nhiều email bí danh

Bạn có thể có đến 30 bí danh trên G Suite của mình. Tên người dùng của bạn trên G Suite, bạn có thể có abc@dichvumailgoogle.com Nhưng nếu ai đó gửi email cho bạn đến abcd@dichvumailgoogle.com bạn cũng sẽ nhận được thư. Điều này là do abcd@dichvumailgoogle.com là một bí danh của tài khoản của bạn. Bạn có thể có nhiều bí danh như bạn muốn được liên kết với hộp thư điện tử.

6. Tương thích với Outlook

Bạn có thể cài G Suite vào Outlook và sử dụng một cách dễ dàng.

7. Thêm dung lượng lưu trữ

Với tài khoản Gmail miễn phí, bạn có 15 GB dung lượng lưu trữ. Đối với G Suite Basic, dung lượng lên tới 30 GB cho mỗi người dùng. Thêm dung lượng để lưu trữ tệp và tài liệu.

8. Bảo mật tốt hơn với xác minh 2 bước

G Suite có một tùy chọn bảo mật quan trọng mà quản trị viên có thể thực hiện cho tất cả người dùng. Nó được gọi là xác minh 2 bước. Điều đó có nghĩa là nếu bạn kết nối với G Suite từ một máy tính không xác định, chưa từng được sử dụng trước đó, bạn sẽ được gửi mã qua tin nhắn để xác minh rằng bạn thực sự là chủ sở hữu của tài khoản.

Xác thực 2 bước đặc biệt quan trọng nếu bạn quyết định sử dụng Google Drive làm bản sao lưu tiêu chuẩn cho máy tính của công ty bạn (PC hoặc Mac).

9. Tích hợp với CRM

CRM doanh nghiệp là một bước cần thiết cho sự phát triển của công ty bạn. Một trong những CRM tốt nhất đang lưu hành cũng miễn phí: HubSpot CRM. G Suite tích hợp hoàn hảo với cả Lịch và Email. Bạn có thể tải email lên CRM khi bạn gửi chúng từ G Suite và theo dõi các cuộc hẹn được đặt với các liên hệ của bạn. Bạn cũng có thể tạo danh bạ trực tiếp từ G Suite và cập nhật thông tin của họ.

10. Giao diện người dùng có thương hiệu

Các ứng dụng như Gmail có logo công ty thay vì logo Gmail tạo sự chuyên nghiệp và uy tín.

Nói tóm lại là có rất nhiều lợi thế khi bạn chuyển sang G Suite. Đây là lý do tại sao G Suite là bước đi tốt cho doanh nghiệp của bạn.

Để được tư vấn hoặc hỗ trợ về G Suite, bạn vui lòng liên hệ:
Nguyễn Hải Yến
Hotline: 0828 999 666
Email: yen@mga.vn

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *